Hoe breng je verzuim in kaart?

Wil je ziekteverzuim effectief aanpakken, dan begint dat met inzicht. Zonder een helder beeld van de oorzaken en patronen van verzuim binnen jouw organisatie is het lastig om gerichte maatregelen te nemen. In deze gids laten we zien hoe je verzuim systematisch in kaart brengt én hoe je deze informatie kunt inzetten voor een gezond en duurzaam verzuimbeleid.

Waarom is verzuim inzichtelijk maken zo belangrijk?

Ziekteverzuim kost tijd en geld, maar zonder inzicht weet je vaak niet waar de knelpunten liggen. Door verzuimgegevens te analyseren:

  • Zie je trends en oorzaken: Welke afdelingen hebben een hoger verzuimpercentage? Zijn er seizoensgebonden pieken?
  • Kun je preventieve acties ondernemen: Gericht beleid begint bij concrete data.
  • Voldoe je aan wetgeving: Verzuiminzicht helpt je bij de juiste naleving van de Wet verbetering poortwachter.

In 5 stappen verzuim in kaart brengen

1. Start met verzuimregistratie

Zorg voor een gestructureerde verzuimregistratie waarin je minimaal noteert:

  • Datum van ziekmelding en herstel.
  • Reden van verzuim (indien bekend).
  • Afdeling en functie van de medewerker.
  • Frequentie van verzuim (kortdurend vs. langdurig).

Gebruik hiervoor een verzuimregistratietool, HR-software of een simpel maar overzichtelijk Excel-bestand.

2. Analyseer verzuimpercentages

Bereken het verzuimpercentage op organisatieniveau én per afdeling. Vergelijk deze cijfers met het landelijke gemiddelde binnen jouw sector. Zo ontdek je of jouw bedrijf beter of slechter scoort dan de benchmark.

Formule:
(Totaal aantal verzuimde dagen / totaal aantal beschikbare werkdagen) x 100%

3. Herken patronen en oorzaken

Ga verder dan alleen cijfers. Analyseer bijvoorbeeld:

  • Zijn er bepaalde piekperiodes (wintermaanden)?
  • Komen bepaalde klachten (bijv. stress, fysieke klachten) vaker voor op bepaalde afdelingen?
  • Zijn er medewerkers met frequent kortdurend verzuim die extra aandacht nodig hebben?

4. Verwerk data in een verzuimrapportage

Maak een overzichtelijke rapportage die inzicht biedt in:

  • Verzuimpercentages en -duur.
  • Trends per afdeling of functiegroep.
  • Mogelijke verbanden tussen werkdruk, werkplek of organisatieveranderingen en verzuim.

Zo’n rapportage vormt de basis voor gesprekken met HR, leidinggevenden en externe partijen zoals de arbodienst.

5. Gebruik inzichten voor preventieve acties

Met de verkregen data kun je:

  • Gericht preventiemaatregelen nemen (bijv. ergonomische verbeteringen).
  • Leidinggevenden trainen in vroegtijdige signalering.
  • Medewerkers gericht ondersteunen (coaching, werkplekonderzoek).
  • Jouw verzuimbeleid en eventueel je verzuimverzekering aanpassen.

Tip: verzuimcijfers combineren met medewerkerstevredenheid

Combineer verzuimanalyse met bijvoorbeeld MTO’s (medewerkerstevredenheidsonderzoeken) om niet alleen te sturen op cijfers, maar ook op welzijn en betrokkenheid.

Preventie én verzekering combineren

Met verzuimdata in de hand kun je samen met De Verzuimverzekering bepalen welke verzekering en preventiemaatregelen passen bij jouw bedrijf. Zo beperk je niet alleen de schade bij verzuim, maar pak je de oorzaken direct aan.

Meer weten?

Waarom samenwerken met De Verzuimverzekering?

  • Praktisch advies over verzuimregistratie en preventie.
  • Combinatie van verzekering en inzicht om jouw verzuim duurzaam te verlagen.
  • Onafhankelijke ondersteuning bij het verbeteren van jouw verzuimbeleid.

Vraag vrijblijvend advies aan en ontdek hoe wij jouw organisatie helpen verzuim effectief terug te dringen.